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        2. —— 年會活動策劃常用基本方案 ——

          會前

          一、策劃方案

          1.時間:年會前1-3個月

          2.要求:根據公司情況,確定年會內容(總結會/表彰/表演/聚餐)、確定年會地點、確定會議日程等。

          3.流程:起草年會方案--報審--召開通知。

          二、預算編制

          方案通過后編制年會預算。預算內容主要包含:獎金(獎勵、抽獎)、住宿費、餐費(含酒水)、車費、場地費(含點心、花卉、橫幅、其他裝飾等)、材料費(證書、牌匾等)。

          三、準備材料

          1.會前兩周完成獎品、獎杯、證書、簽到筆薄、簽到墻、橫幅等購買和制作。

          2.會前兩周全部整理和審核工作匯報PPT。

          3.會前兩天確定會晚會議程并打印。

          四、費用申請

          申請頒獎獎金,及其他所有費用。

          五、人員統計

          會前一周完成:

          1.統計參會人員、參與抽獎人員名單;

          2.統計并安排參會人員住宿。

          六、年會主持

          1.會前三周確定會議、晚會主持人選。

          2.要求晚會主持在開始前有不少于5次的排練。

          七、場地驗收

          會前半個月驗收場地,重點檢查:

          1.設備(網絡、電腦、屏幕、話筒、燈光、音響效果、酒店內部人員協助等)。

          2.舞臺裝飾、會場桌椅擺放等。

          八、人員接待

          年會當天,專人負責接送參會人員,安排就餐等。

          九、其他

          1.會前一周收集表演音樂

          2.坐席安排

          十、統籌協調

          年會籌備組長2人負責協調各項工作的開展,督促工作按計劃進行。

          年會活動策劃常用基本方案(圖1)

          會中

          1、統籌協調

          年會籌備組長負責協調各項工作按計劃進行,控制好晚會時間。專人負責全程錄影、錄像。

          2、技術支持

          電腦、音響、音樂操作及其他技術支持。

          3、后勤支持

          安排幾人做后勤協助工作

          4.茶水、點心及時供應;

          5.麥克風傳遞;

          6.燈光、場務(如表演期間負責通知表演人員、提醒發言人員控制發言時間等)控制;。

          7.獎金、獎品、獎牌等的管理、發放;

          8.禮儀小姐隨時候場;

          9.保持現場安全及清潔衛生;

          10.保證就餐按時進行。

          年會活動策劃常用基本方案(圖2)

          會后

          1、費用結算

          年會費用匯總結算。

          2、安排返程

          安排其他單位人員返程事宜。

          3、場地清潔

          清潔年會場地

          4、資料收集

          A.錄像剪輯、相片匯總成冊;

          B.整理會議紀要;

          C.編制跟蹤表,跟蹤年會提出的項目。

          5、費用結算

          年會費用匯總結算。

          6、后續宣傳

          通過各種媒介(公告欄、網站、內刊等)宣傳年會相關報道。

          7、會后總結

          及時召開總結會,總結年會籌辦過程中的優點與不足,作為今后年會籌辦的借鑒。

          年會活動策劃常用基本方案(圖3)

              整個年會籌辦流程中,重中之重是做好會前工作,會中落實、協調,會后及時總結。為了明確責任到人,保證年會各項工作按計劃進行,建議制作一份詳細的節點控制表。
              大部分企業可以找活動策劃公司來協助年會的舉辦,效果會好很多,不光是省心,重要是體現在舞臺燈光音響的舞美及外請專業節目表演,所以把企業員工的氣氛和熱情調動起來。有預算的大公司還可以請二三線明星或者模仿大咖及本地知名藝人、主持來協助把每年年會做一個意義非凡的團年晚會。

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